O όρος «τεχνικές διαχείρισης χρόνου» είναι άστοχος, αφού η αλήθεια είναι ότι δεν μπορούμε να διαχειριστούμε το χρόνο, αλλά τις δραστηριότητές μας σε σχέση με αυτόν. Πολλές φορές μπορεί να έχουμε ευχηθεί η μέρα να είχε περισσότερες από 24 ώρες. Η διάρκεια της ημέρας είναι σταθερή, αυτό όμως που μπορεί να τροποποιηθεί είναι ο τρόπος με τον οποίο χρησιμοποιούμε τις συγκεκριμένες ώρες και αυτό έχει να κάνει με δεξιότητες αυτοπαρατήρησης, σχεδιασμού και αυτοελέγχου.
Όπως και τα χρήματα, ο χρόνος είναι κάτι που είναι περιορισμένο και έχει αξία. Γι’ αυτόν το λόγο είναι σημαντική η αποτελεσματική διαχείρισή του. Τα άτομα που διαχειρίζονται αποτελεσματικότερα το χρόνο τους τείνουν να είναι πιο παραγωγικά, να έχουν περισσότερη ενέργεια και μεγαλύτερη αυτοεκτίμηση και να είναι περισσότερο αποτελεσματικά. Οι συνεχείς αναβολές δραστηριοτήτων εξαιτίας της κακής οργάνωσης του χρόνου, αλλά και η κακή οργάνωση του χρόνου από μόνη της, ενδέχεται να αποτελέσουν σοβαρή πηγή στρες. Η εφαρµογή τεχνικών διαχείρισης χρόνου συμβάλλει στην αποτελεσµατικότερη διευθέτηση των υποχρεώσεων και δραστηριοτήτων μας στα χρονικά πλαίσια που επιθυμούμε.
Το πρώτο βήμα είναι να γνωρίσουμετον τρόπο που λειτουργούμε σε σχέση με το χρόνο. Έτσι καλούμαστε να τηρήσουμε ένα ημερολόγιο για 1-2 εβδομάδες, στο οποίο θα σημειώνουμε πώς περνάμε το χρόνο μας, καταγράφοντας τις δουλειές, αλλά και τα χόμπι και το χρόνο που διαθέτουμε για κάθε δραστηριότητα. Αφού συγκεντρώσουμε αρκετές πληροφορίες, καλούμαστε να εξετάσουμε το χρόνο που απαιτούν οι δραστηριότητές μας και να σημειώσουμε τα σημεία όπου θα μπορούσαν να γίνουν αλλαγές, όπως εάν αφιερώνουμε πολύ χρόνο σε μία δραστηριότητα, ή εάν τις οργάνωνουμε με διαφορετικό τρόπο, για παράδειγμα αν αντιστρέφαμε τη σειρά τους, πόσο χρόνο θα εξοικονομούσαμε. Αφού εφαρμόσουμε τις αλλαγές που σκέφτήκαμε, καλούμαστε να αξιολογήσουμε την αποτελεσματικότητά τους.
Το δεύτερο βήμα είναι να τεθούν προτεραιότητες. Στο πρόγραμμα κατανομής χρόνου είναι καλό να ληφθεί υπόψιν ο βαθμός σημαντικότητας και ο βαθμός του επείγοντος των υποχρεώσεων που αναλαμβάνουμε. Επειδή έχουμε την τάση να διεκπεραιώνουμε τις επείγουσες υποχρεώσεις ανεξαρτήτως σημαντικότητας, μπορεί να μην απομένει ο απαραίτητος χρόνος για τις σημαντικές υποχρεώσεις. Έτσι, ίσως να ήταν αποτελεσματικό να συνταχθεί μία λίστα προτεραιότητας των υποχρεώσεων. Για παράδειγμα, θα μπορούσαν κάποιες δραστηριότητες να μη σχετίζονται με κάποια επιθυμία, αλλά να τις έχουμε αναλάβει επειδή μας τις ζήτησε ένας φίλος ή επειδή δεν σκεφτήκαμε να αρνηθούμε όταν μας τις πρότειναν ή απλά από συνήθεια.
Παράλληλα με τη λίστα των ημερήσιων προτεραιοτήτων, καλούμαστε να σκεφτούμε ότι τα χρονικά όρια δεν περιλαμβάνουν μόνο τις ημέρες αλλά και τις εβδομάδες ή τους μήνες. Έτσι η κάθε δραστηριότητα μπορεί να νοηθεί ως ένας χρονικός στόχος. Μπορούμε να φτιάξουμε ένα χρονοδιάγραμμα που να περιλαμβάνει και τους απομακρυσμένους χρονικά στόχους και τα αντίστοιχα χρονικά όρια. Έτσι δεν θα παραβλεφθεί κάτι σημαντικό, ενώ παράλληλα μπορούμε να αξιολογήσουμε τον τρόπο που λειτουργούμε, να ανανεώσουμε τις προτεραιότητες και να ξανασχεδιάσουμε το χρονοδιάγραμμά μας. Η ευελιξία στη δημιουργία και την προσαρμογή του χρονοδιαγράμματος είναι κεντρικής σημασίας, αφού οι τεχνικές διαχείρισης χρόνου έχουν ως στόχο να μας αποφορτίσουν από το στρες και όχι να το επιτείνουν.
Μία άλλη τεχνική διαχείρισης χρόνου είναι η ανάθεση υποχρεώσεων σε τρίτους. Σε αυτήν την περίπτωση θα πρέπει να αποφασίσουμε:
(β) σε ποιον (καταλληλότητα, εμπιστοσύνη, δυνατότητες)
(γ) να εξηγήσουμε με σαφήνεια το τι ζητά από τον άλλο.
Επίσης, είναι πολύ σημαντικό να σταματήσουμε να αναβάλλουμε την εκπλήρωση υποχρεώσεων, να μη χάνουμε χρόνο με ψιλοκουβέντα ή περιήγηση στο διαδίκτυο, να ελέγχουμε το χρόνο των τηλεφωνημάτων, να προγραμματίζουμε το χρόνο που θα απαντάμε στα email και να αποφεύγουμε τις παράλληλες δραστηριότητες (multitasking).
19°
